Incapacidades: del registro de la ausencia al seguimiento del reclamo
Una incapacidad son dos cosas: una ausencia que reorganiza tus turnos y un trámite económico ante la EPS o la ARL. Cómo llevar ambas sin exponer datos médicos.
Equipo EnTurno4 min de lectura
Cuando alguien de tu equipo se incapacita, en la operación pasan dos cosas al mismo tiempo. La primera es urgente: hay un turno sin cubrir. La segunda es lenta: hay un valor que tu empresa paga y que, en parte, debe reclamar a una entidad. Muchas empresas resuelven bien la primera y pierden de vista la segunda.
Esta guía propone separarlas desde el primer día y hacer seguimiento a cada una por su lado.
Separa la ausencia del trámite económico
La ausencia es operativa: la persona no va a trabajar entre dos fechas, y el cuadro de turnos tiene que reflejarlo. Se resuelve con un relevo o una reprogramación, y se registra para que la nómina del periodo sepa que esos días no fueron trabajados ni faltas.
El trámite económico es administrativo: quién reconoce el valor de esos días y si tu empresa ya lo solicitó. Puede tardar semanas y lo lleva, normalmente, otra persona.
Si las dos cosas viven en el mismo correo o en la misma hoja, pasa lo de siempre: el turno se cubre, la ausencia se olvida y el reclamo nunca se presenta. Registra la ausencia en cuanto la conozcas y abre el seguimiento del reclamo como una tarea aparte.
Identifica si el reclamo corresponde a EPS o ARL
Lo primero es el origen de la incapacidad, que viene indicado en el certificado médico:
- Origen común, es decir, una enfermedad o un accidente que no tiene que ver con el trabajo: los dos primeros días están a cargo del empleador y desde el tercer día corresponde a la EPS.
- Origen laboral, es decir, un accidente de trabajo o una enfermedad laboral: corresponde a la ARL.
Un ejemplo con fechas. Una persona se incapacita por enfermedad común del martes 6 al sábado 10 de octubre de 2026, cinco días:
| Días | Fechas | A cargo de |
|---|---|---|
| 1 y 2 | 6 y 7 de octubre | Empleador |
| 3 a 5 | 8, 9 y 10 de octubre | EPS, mediante el reclamo de la empresa |
Ejemplo ilustrativo. No corresponde a una persona ni a una empresa real.
Si la incapacidad es una prórroga de otra anterior por la misma causa, revisa con tu responsable laboral cómo se cuentan los días, porque no se empieza de cero.
Revisa los soportes sin exponer datos médicos
El certificado de incapacidad contiene información de salud, que es un dato sensible. Para el seguimiento no necesitas que todo el equipo lo vea. Buenas prácticas:
- Guarda el soporte en un lugar con acceso restringido, no en un grupo de mensajería.
- Para la operación basta con saber las fechas de inicio y fin. El diagnóstico no hace falta para reprogramar un turno.
- Revisa que el soporte tenga lo que la entidad suele pedir: fechas, número de días y origen.
- Si un supervisor recibe el soporte primero, que lo registre y lo pase a quien lleva el trámite, sin reenviarlo a nadie más.
Da seguimiento al estado del reclamo
Un reclamo presentado no es un reclamo pagado. Para cada incapacidad, lleva al menos estos datos:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Persona y fechas | Cruzar con la nómina del periodo |
| Origen: común o laboral | Saber si va a la EPS o a la ARL |
| Días a cargo de la entidad | Saber qué parte se reclama |
| Fecha de radicación | Saber desde cuándo esperas respuesta |
| Estado | Pendiente, radicado, reconocido o rechazado |
| Observaciones | Documentos que pidió la entidad, número de radicado |
Revisa esta lista cada mes. Los reclamos que llevan mucho tiempo en «pendiente» son los que se pierden.
Lo que un registro no garantiza
Conviene decirlo claro: llevar bien el registro no garantiza que la entidad reconozca el pago, ni en qué plazo lo hará. Eso depende de la EPS o la ARL, de los soportes y de las reglas que apliquen a cada caso. Lo que sí garantiza un buen registro es que tu empresa sepa en todo momento qué incapacidades tuvo, qué reclamó y qué está pendiente, sin depender de la memoria de una persona.
En EnTurno registras la incapacidad con su soporte, queda en la programación del equipo y puedes hacer seguimiento al reclamo ante la EPS o la ARL. El trámite ante la entidad lo sigue haciendo tu empresa. Puedes verlo en vacaciones e incapacidades, y el glosario resume qué es una incapacidad y cómo se diferencia de otras ausencias.
Esta guía es informativa y describe el régimen general. Para casos de prórrogas, incapacidades largas o de origen laboral, consulta con tu responsable laboral.