Qué debe revisar un supervisor antes del cierre de nómina
Un procedimiento corto para que cada supervisor entregue a nómina un periodo revisado: programado contra registrado, novedades, responsables y una lista para el siguiente cierre.
Equipo EnTurno4 min de lectura
La nómina se cierra en una oficina, pero se decide en la operación. Quien sabe por qué alguien salió tarde el jueves, o por qué no marcó el domingo, es el supervisor de ese equipo. Si esa información llega tarde o no llega, nómina termina adivinando.
Este procedimiento está pensado para que cada supervisor dedique un rato fijo antes de cada cierre y entregue su equipo revisado. No requiere hojas de cálculo: requiere mirar lo mismo, en el mismo orden, cada vez.
Contrasta lo programado con lo registrado
Empieza por las diferencias. No hace falta revisar cada turno que salió según el plan; hace falta revisar los que no.
| Persona | Programado | Registrado | Qué revisar |
|---|---|---|---|
| Persona A | 14:00–22:00 | 13:58–22:40 | 40 minutos después de las 22:00: ¿fue tiempo extra autorizado? |
| Persona B | 06:00–14:00 | 06:25–14:00 | Llegada tarde de 25 minutos: ¿hay una novedad que la explique? |
| Persona C | 22:00–06:00 | Sin salida | Falta una marcación: hay que completarla con la hora real |
| Persona D | Descanso | 10:00–16:00 | Trabajó en su día de descanso: ¿fue un relevo? |
Esquema ilustrativo. Las personas y horas son un ejemplo, no datos de un cliente.
Cada fila de esta tabla termina de una de tres formas: se confirma lo que pasó, se corrige una marcación con la hora real o se registra la novedad que lo explica. Lo que no se debe hacer es borrar la diferencia para que «cuadre» con lo programado. La nómina paga lo trabajado.
Pon atención especial a las salidas después de las 7:00 p. m. Desde el 25 de diciembre de 2025 la franja nocturna empieza a esa hora, así que unos minutos de más al cierre de un turno de tarde pueden ser tiempo nocturno o incluso hora extra nocturna.
Identifica las novedades que necesitan revisión
Una novedad es todo lo que cambia el pago o la asistencia respecto al plan. Las más frecuentes en equipos por turnos:
- Ausencias: permisos, licencias, faltas sin justificar.
- Incapacidades: con su soporte y su fecha de inicio. El trámite ante la EPS o la ARL lo lleva la empresa, pero el supervisor suele ser el primero en enterarse.
- Vacaciones: que estén en el cuadro las que efectivamente se tomaron, con sus fechas reales.
- Cambios de turno: quién cubrió a quién. Si dos personas cambiaron, ambas marcaciones deben reflejarlo.
- Trabajo en descanso obligatorio o festivo: desde el 1 de julio de 2026 el recargo es del 90 %, así que no es un detalle menor.
Una regla útil: si una novedad no está registrada antes del cierre, no existe para nómina. Pedirla después obliga a reliquidar.
Confirma quién es responsable de cada equipo
Parece obvio, pero en operaciones con varias sedes o con relevos entre equipos es frecuente que una persona quede sin supervisor, o con dos. Antes de cerrar:
- Revisa que cada persona que trabajó en el periodo tenga un supervisor asignado.
- Si alguien cambió de sede o de equipo a mitad de periodo, acuerda quién revisa qué días.
- Si un supervisor estuvo de vacaciones, define quién revisó su equipo en ese tiempo.
Cuando la responsabilidad está clara, cada diferencia tiene a quién preguntarle.
Entrega la información a nómina
La entrega es buena cuando nómina no tiene que volver a preguntar. Para eso, el supervisor entrega su equipo con tres cosas:
- Las marcaciones completas: sin entradas huérfanas ni salidas faltantes.
- Las novedades registradas con sus soportes y sus fechas.
- Una nota corta con lo que no pudo resolver, para que nómina lo decida con la información a la vista.
Acuerda una fecha límite fija para esa entrega, por ejemplo dos días hábiles antes del cierre, y respétala en cada periodo.
Una lista de revisión para el siguiente cierre
Copia esta lista y úsala cada quincena o cada mes:
- Revisé todas las diferencias entre lo programado y lo registrado.
- No quedan marcaciones incompletas en mi equipo.
- Cada salida después de las 7:00 p. m. quedó clasificada como nocturna o extra.
- Las ausencias, incapacidades y vacaciones del periodo están registradas con sus fechas.
- Los cambios de turno reflejan quién trabajó realmente.
- El trabajo en descanso obligatorio o festivo está identificado.
- Cada persona de mi equipo tiene supervisor asignado.
- Entregué a nómina lo que no pude resolver, por escrito.
En EnTurno, cada supervisor ve solo al equipo que tiene a cargo: programa y publica sus turnos, registra ausencias y novedades, corrige marcaciones y revisa las fotos de asistencia desde su portal. Puedes verlo en el portal de supervisores. Si en tu equipo se confunden términos como «marcación» o «novedad», el glosario los define con ejemplos.