El registro de horas extra que exige el artículo 162

Cuando alguien se queda dos horas más para cubrir un relevo, la nómina lo paga. Pero pagarla no es todo lo que pide la ley. Desde la Ley 2466 de 2025, el artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a llevar un registro de las horas extra de cada persona, a entregarle una relación cuando la pida y a mostrarlo si una autoridad lo requiere.

En una empresa por turnos, donde las horas extra aparecen casi siempre para cubrir a alguien, ese registro se arma todos los días o no se arma.

Lo que dice la ley

El numeral 2 del artículo 162 fue modificado por el artículo 12 de la Ley 2466 de 2025, que rige desde su publicación el 25 de junio de 2025. El literal b) del numeral 1 fue derogado por el artículo 70 de la misma ley, y el d), por el Decreto 1393 de 1970 (texto oficial en la Secretaría del Senado):

Artículo 162. Excepciones en determinadas actividades.

1. Quedan excluidos de la regulación sobre la jornada máxima legal de trabajo los siguientes trabajadores:

a). Los que desempeñan cargos de dirección, de confianza o de manejo;

(…)

c). Los que ejerciten labores discontinuas o intermitentes y los de simple vigilancia, cuando residan en el lugar o sitio de trabajo;

(…)

2. El empleador deberá llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador en el que se especifique el nombre, actividad desarrollada y número de horas laboradas con la precisión de si son diurnas o nocturnas. Este registro podrá realizarse de acuerdo a las necesidades y condiciones propias de su empresa.

El empleador está obligado a entregar al trabajador que lo solicite, una relación de las horas extras laboradas, con las mismas especificaciones anteriores. Este registro deberá entregarse junto con el soporte que acredite el correspondiente pago.

De igual modo, de ser requerido, estará obligado a aportar ante las autoridades judiciales y administrativas el registro de horas extras; de no hacerlo la autoridad administrativa del trabajo podrá imponer las sanciones a las que haya lugar".

PARÁGRAFO. No se requerirá permiso del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras. Sin embargo, cuando se demuestre que el empleador no remunera a sus trabajadores el tiempo suplementario, el Ministerio podrá imponer como sanción que a dicho empleador se le suspenda la facultad de autorizar que se trabaje tiempo suplementario por el término de seis (6) meses, sin perjuicio de las otras sanciones que disponga la ley.

Qué significa en la práctica

Qué debe decir cada fila

El registro no tiene formato oficial: la ley deja que cada empresa lo lleve según sus necesidades. Lo que sí fija es su contenido, por cada trabajador:

• Nombre.
• Actividad desarrollada durante esas horas.
• Número de horas trabajadas.
• Si son diurnas o nocturnas. Desde el 25 de diciembre de 2025, la noche empieza a las 7:00 p. m.

Ese mismo contenido es el de la relación que la persona puede pedir, y la relación se entrega con el soporte de pago. En otras palabras: el registro, la relación y la nómina tienen que decir lo mismo.

Quién queda por fuera

El numeral 1 excluye de la jornada máxima a los cargos de dirección, confianza o manejo, y a quienes hacen labores discontinuas o intermitentes o de simple vigilancia cuando residen en el lugar de trabajo. Es una exclusión estrecha. Un vigilante que llega a la portería, cumple su turno y se va a su casa no está en ese literal.

Lo que cambió con la Ley 2466

Antes de la reforma, trabajar horas extra por fuera de las actividades del artículo requería autorización del Ministerio del Trabajo, y el registro se exigía como condición de esa autorización. Hoy el parágrafo dice lo contrario: no se necesita permiso. La obligación de registrar quedó para todos, y la sanción apunta a quien no paga: el Ministerio puede suspenderle por seis meses la facultad de autorizar horas extra.

El tope no cambió de lugar: el artículo 167A mantiene el máximo de dos horas extra al día y doce a la semana, con una excepción para los sectores de seguridad y salud según sus propias normas.

Ejemplo: la primera quincena de septiembre de 2026

Una persona gana el salario mínimo de 2026, $1.750.905. En la primera quincena de septiembre de 2026 hace horas extra tres días:

Cada hora por encima de la jornada pactada deja una fila con la misma información. La línea punteada marca las 7:00 p. m.: las 2 horas del jueves son extra nocturnas. Nadie supera 2 horas extra al día ni 12 a la semana.

Con la semana de 42 horas, el valor de su hora ordinaria es $1.750.905 ÷ 210 = $8.337,64. La hora extra diurna se paga a 1,25 y la nocturna a 1,75 (artículo 168):

Si esta persona pide su relación, recibe estas tres filas y el soporte de que se pagaron $60.448. Ningún día pasa de dos horas extra y la semana no pasa de doce.

Errores comunes

• Armar el registro con el cuadro de turnos en lugar de con lo que se marcó. Las horas extra que no estaban programadas son justo las que faltan.
• No separar diurnas de nocturnas. Las 2 horas del 10 de septiembre empiezan a las 7:00 p. m.: son nocturnas, se pagan a 1,75 y así deben quedar escritas.
• Dejar la actividad en blanco. La ley la pide en cada registro.
• Entregar una relación que no coincide con la nómina. Si el registro dice 5 horas y el desprendible paga 4, la diferencia queda documentada por la propia empresa.
• Dar por excluido a todo el personal de vigilancia. La exclusión es para quien reside en el lugar de trabajo.

Cómo te ayuda EnTurno

En EnTurno, tu equipo marca por kiosco, celular o marcación remota, y cada marcación se compara con el turno que estaba programado: el tiempo de más salta a la vista. Cada hora queda clasificada con su tipo y su fecha, las horas extra de cada persona se ven en el periodo, y llegan a la nómina ya separadas de las ordinarias. Puedes verlo en control de asistencia y en recargos y horas extra.

La actividad desarrollada sigue siendo un dato que anota quien supervisa, y la relación que entrega tu empresa la firma tu empresa. Si quieres ordenar el cierre de cada periodo, empieza por qué debe revisar un supervisor antes del cierre de nómina.

Este procedimiento describe el régimen laboral ordinario del sector privado. No reemplaza la revisión de tu responsable laboral.